3KNPBM

Regulamin

III Konferencja Naukowa Polskich Badaczy Morza

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem III Konferencji Naukowej Polskich Badaczy Morza zatytułowanej „Stan i trendy zmian środowiska morskiego” jest Morski Instytut Rybacki – Państwowy Instytut Badawczy we współpracy z Komitetem Badań Morza Polskiej Akademii Nauk.
  2. Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie elementy zawarte w części II Regulaminu Uczestnictwa punkt 1, a ponadto wyłącznie osoba zdrowa, bez objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną, nieobjęta kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych.
  3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa i obowiązują wszystkich Uczestników. Przesłanie zgłoszenia rejestracyjnego, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika III Konferencji Naukowej Polskich Badaczy Morza jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
    1. rejestracja w systemie rejestracyjnym online;
    2. otrzymanie od organizatora za pomocą systemu online potwierdzenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym – 3knpbm@mir.gdynia.pl;
    3. uiszczenie opłaty rejestracyjnej do 13 maja 2022 r. W przypadku braku wniesienia opłaty nastąpi automatyczne wykreślenie z listy uczestników, o czym Uczestnik zostanie poinformowany drogą mailową.
  2. Konferencja odbywa się w trybie stacjonarnym w Gdyni w siedzibie MIR-PIB przy ul. Kołłątaja 1. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
    1. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
    2. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, uczestnik czynny ma obowiązek osobistego zaprezentowania zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego lub plakatu naukowego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, certyfikat potwierdzający wystąpienie (wydawany wyłącznie w przypadku prezentacji pracy), udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
  3. Uczestnik czynny jest zobowiązany do terminowego zgłoszenia wystąpienia i zamieszczenia abstraktu. W terminie do 30 kwietnia 2022 r. każdy uczestnik czynny otrzyma informację o akceptacji i formie wystąpienia. W przypadku braku otrzymania takiej informacji w ww. terminie uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż do 10 maja, skontaktować się z Organizatorem.

III ZASADY KONFERENCJI

  1. Termin zgłaszania abstraktów upływa 15 kwietnia 2022 r., a informacja o zaakceptowaniu abstraktów zostanie przekazana do 30 kwietnia 2022 r. drogą elektroniczną.
    Termin rejestracji online i dokonywania opłat na Konferencję upływa 13 maja 2022 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
  2. Organizator zastrzega liczbę uczestników do maksymalnie 300 osób (decyduje kolejność zgłoszeń). Po przekroczeniu liczby 300 zarejestrowanych uczestników, Organizator utworzy listę rezerwową.
  3. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu,
    w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  4. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji w formie plakatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Konferencją.
  7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand’y, roll-up’y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
  8. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
  9. Certyfikat o przedstawieniu pracy otrzymają tylko osoby, które rzeczywiście dokonały takiej czynności.
  10. Deklaracja formy udziału w Konferencji jest dobrowolna. Uczestnicy mogą dokonywać zmiany formy uczestnictwa poprzez wiadomość e-mail wysłaną do Organizatora. Każda zmiana formy uczestnictwa musi być potwierdzona przez Organizatora. Organizator może odmówić zmiany formy tylko w uzasadnionym przypadku.

IV PŁATNOŚCI

  1. Warunkiem uczestnictwa jest uiszczenie opłaty rejestracyjnej do 13 maja 2022 r.
  2. Uczestnikowi przysługuje prawo do otrzymania zwrotu wpłaconej opłaty rejestracyjnej w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Organizatora informacji o rezygnacji z udziału, o ile informacja o rezygnacji dotrze do Organizatora do dnia 30.04.2022 r., z zastrzeżeniem pkt 3. zwrot nastąpi na rachunek bankowy z którego dokonano wpłaty.
  3. Uczestnikowi przysługuje także prawo do zwrotu wpłaconej opłaty rejestracyjnej w przypadku odrzucenia zgłoszonego przez niego tematu przez Komitet Organizacyjny, o ile w związku z powyższym Uczestnik poinformuje Organizatora o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji w terminie 14 dni od otrzymania powyższej informacji. Zwrot opłaty w takim przypadku nastąpi zgodnie z zasadą opisaną w pkt 2.
  4. Sposób dokonania wpłaty, jej wysokość oraz terminy realizacji zostały również uregulowane na stronie internetowej dotyczącej wydarzenia. Szczegóły dostępne pod adresem – iiiknpbm.mir.gdynia.pl.
  5. Opłaty należy realizować na numer konta 20 1160 2202 0000 0005 1651 8266, podając w tytule przelewu następujące dane: Imię Nazwisko | Nazwa firmy lub instytucji (opcjonalnie) | KNPBM

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

  1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: 3knpbm@mir.gdynia.pl.
  2. Opłata rejestracyjna w przypadku rezygnacji po 30 kwietnia 2022 r. nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w części IV Regulaminu Uczestnictwa punkt 3.

VI UTRWALANIE KONFERENCJI

  1. Uczestnictwo w konferencji oznacza wyrażenie zgody na nieodpłatne, wielokrotne wykorzystywanie wizerunku (rozpowszechnianie zdjęć wykonanych w trakcie konferencji oraz materiałów audiowizualnych) bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie i rozpowszechnianie wykonanych zdjęć i materiałów video, za pośrednictwem dowolnego medium (w szczególności: w Internecie, w tym na profilu FB Organizatora, stronie internetowej Organizatora, w prasie) w celu zamieszczenia relacji z ww. konferencji, materiałów promocyjnych i informacyjnych. Niniejsza zgoda udzielana jest na czas nieokreślony oraz nie jest ograniczona terytorialnie.
  2. Ponadto uczestnictwo w konferencji oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych uczestnika konferencji przekazanych w procesie rejestracji oraz wizerunku Uczestnika przez Organizatora w zakresie określonym w punkcie 1 w związku z realizowanym przedsięwzięciem.
  3. Uczestnik czynny oświadcza, że jego dzieło w postaci wystąpienia ustnego lub plakatu naukowego oraz dzieła przeznaczonego do publikacji po konferencji w księdze abstraktów nie narusza praw autorskich ani pokrewnych innych osób.
  4. Uczestnik czynny oświadcza, że udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych licencji do korzystania z praw autorskich do przygotowanych przez niego utworów, w tym pisemnego abstraktu dot. wystąpienia oraz samego wystąpienia, które obejmuje następujące pola eksploatacji:
    1. publiczna prezentacja utworów wykonanych przez Uczestnika Czynnego,
    2. utrwalenie i zwielokrotnienie jakąkolwiek techniką (w jakimkolwiek systemie, formacie i na jakimkolwiek nośniku), w tym m.in. cyfrowo, bez ograniczeń ilościowych,
    3. bezpłatne wprowadzanie do obrotu za pośrednictwem materiałów drukowanych, nośników elektronicznych, zamieszczania na stronach internetowych oraz przekazywania ich w celach promocyjnych i informacyjnych,
    4. rozpowszechnienie nagrania dźwiękowego i video z wystąpienia w inny sposób niż określony wyżej (w tym publiczne wystawienie, wyświetlenie) w celach informacyjnych, promocyjnych lub innym związanym z działalnością Organizatora, a także publiczne udostępnianie nagrania dźwiękowego i wideo z wystąpienia na stronie internetowej Organizatora w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wskazanym,
    5. wprowadzanie do pamięci komputera, do sieci komputerowej i/lub multimedialnej, do baz danych,
    6. publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do utworów i przedmiotów praw pokrewnych w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (m.in. udostępnianie w Internecie np. w ramach dowolnych stron internetowych oraz jakichkolwiek serwisów odpłatnych lub nieodpłatnych, Uczestnik wyraża zgodę na tworzenie przez Organizatora dzieł zależnych, jak również na rozporządzanie i korzystanie z dzieł zależnych. Uczestnik zezwala również na wykonywanie przez Organizatora zależnego prawa autorskiego.
  5. Udzielenie licencji następuje w chwili wystąpienia Uczestnika Czynnego na Konferencji, a także w momencie przekazania pisemnego abstraktu dotyczącego wystąpienia.

VII INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

  1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
    NAZWAMorski Instytut Rybacki – Państwowy Instytut Badawczy
    ADRESul. Kołłątaja 1
    KOD POCZTOWY81-332
    MIASTOGdynia
    TELEFON58 735 62 32
    E-MAILsekretariat@mir.gdynia.pl

W związku z utrwaleniem na fotografiach lub materiałach wideo przebiegu Konferencji, Państwa wizerunek może zostać wykorzystany poprzez publikację w sieci Internet, w tym na profilu Facebook MIR-PIB, stronie internetowej mir.gdynia.pl oraz publikowanie w prasie i materiałach promocyjnych i informacyjnych.

  1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności dotyczących realizacji obowiązków administratora danych osobowych oraz realizacji praw podmiotów danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem Danych Osobowych kierując korespondencje na adres e-mail sekretariat@mir.gdynia.pl lub papierowo na wyżej wskazany adres siedziby.
  2. Administrator Danych powołał Inspektora Ochrony Danych – Michał Filipowski, z którym można się skontaktować kierując korespondencję na adres siedziby Administratora lub na adres e-mail: iod@mir.gdynia.pl.

CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której mowa powyżej, w celu rejestracji i uczestnictwa Państwa w III Konferencji Naukowej Polskich Badaczy Morza oraz realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w przestrzeni publicznej po zakończeniu wydarzenia.

PRZETWARZANE DANE

  1. Dane osobowe w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, tytuł, stopień zawodowy/naukowy, nr NIP, instytucja, adres, wizerunku, nr rachunku bankowego.

CHARAKTER PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe będą przetwarzane w sposób manualny, przez upoważnione do tego osoby oraz w sposób zautomatyzowany z użyciem przeznaczonych do tego systemów informatycznych.
  2. Przetwarzanie danych osobowych za pomocą systemów informatycznych nie będzie wykorzystywane w celu automatycznego podejmowania decyzji w sprawach indywidualnych.
  3. Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych nie będzie polegało na profilowaniu, tj. działaniu polegającym na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu zakończenia realizacji celu, na którego realizację zostały zebrane lub do momentu wycofania zgody.
  2. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH I ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Odbiorcami danych osobowych są wszyscy uczestnicy konferencji oraz dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów informatycznych służących do świadczenia usług, osoby odwiedzające stronę mir.gdynia.pl, profil FACEBOOK administratora danych, osoby, które zapoznały się ze zdjęciami w prasie lub materiałach promocyjnych, oraz podmioty powiązane umowami powierzenia z Administratorem w zakresie realizacji celu.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

  1. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

PRAWA PODMIOTU DANYCH OSOBOWYCH

  1. Mają Państwo prawo do:
  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych w zakresie przetwarzania zautomatyzowanego;
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; prawo do wycofania zgody nie niesie za sobą żadnych niekorzystnych dla Pani/Pana konsekwencji);
  • prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH

  1. Wyrażenie zgody jest w pełni dobrowolne;
  2. Prawo do wycofania zgody związanej z wykorzystaniem wizerunku, wiąże się z brakiem możliwości dalszego jego przetwarzania przez administratora od dnia złożenia wycofania i usunięcia wizerunku ze strony internetowej, czy profilu FACEBOOK, niemniej jednak w niektórych przypadkach nie będzie możliwe usunięcie Pani/Pana wizerunku ze wszystkich miejsc publikacji wizerunku, np. z prasy czy komputerów użytkowników, którzy pobrali zdjęcie. Jest to związane z ograniczeniami administratora względem już upublicznionego wizerunku.

VIII SYTUACJA EPIDEMIOLOGICZNA

  1. Organizator oświadcza, że w uzasadnionym przypadku – tj. z uwagi na sytuację sanitarno- epidemiologiczną konferencja może zostać przeniesiona na inny termin. W przypadku zmiany terminu Konferencji opłaty za udział nie podlegają zwrotowi, zostają zaliczone na poczet Konferencji w nowym terminie. W uzasadnionych przypadkach wnioski o zwrot będą rozpatrywane indywidulanie.
  2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad sanitarnych zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz wytycznymi Organizatora.

IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu oraz do jego interpretacji w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa. Zmiana regulaminu zostanie umieszczona na stronie internetowej: iiiknpbm.mir.gdynia.pl wraz z informacjami o przysługującymi Uczestnikowi prawach w związku z przedmiotową zmianą.
  2. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
  3. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania Konferencji w sytuacji, gdy liczba chętnych Uczestników nie osiągnie minimum 100 osób.